Case Study

Hörluchs Partner-Bestell­system

Fallstudie zum Thema Custom Solutions
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Kundenprofil

Hörluchs ist ein mittel­stän­discher Her­steller von Gehör­schutz-, Oto­plastik- und Hör­geräte­produkten aus Hersbruck in Franken. Die in­no­vativen Her­stellungs­ver­fahren werden im Haus eigen­ent­wickelt und alle Produkte in Hersbruck pro­duziert.

In Maß­an­fer­tigung kommen dabei unter­schied­liche Ma­te­rialien zum Ein­satz um dem jeweiligen Kunden immer die kom­for­tabelste und beste Lösung an­bieten zu können. Zusam­men mit den unter­schied­lichen Kon­figu­rations­mög­lich­keiten der ver­schie­denen Artikel macht das Hörluchs zu einem um­fas­senden An­bieter von hoch­wertigen Produkten rund um Gehör­schutz und Hören.

Die Firma wächst und erweitert ihr Produkt­port­folio stetig. Hörluchs positio­nierte sich unlängst so unter anderem auch als Her­steller von In-Ear-Moni­toring für Musiker sowie mit ent­sprechen­den Produkten im Wachs­tums­markt Gaming.

Ausgangsbasis

Die Bestellung der ver­schie­denen Gehör­schutz, Oto­plastiken & ICP-Systeme durch die Partner-Akustiker basierte bisher auf gedruckten For­mularen bzw. PDF-For­mularen. Diese wurden meist manuell bearbeitet. Für jede der auf­ge­führten Produkt­ka­tego­rien lagen diese For­mulare in einer eigenen Ver­sion vor.

Für die unter­schied­lichen Produkte existiert eine Viel­zahl von Kon­figu­rations­mög­lich­keiten (z.B. Modell, Ma­te­rialien, Farben, Filter, Her­stellungs­techniken, etc.). Hinzu kommt, dass gewisse Kon­figu­rations­möglich­keiten bereits die Vor­aus­wahl bestimmter Optionen bedingen. Zusätzlich exis­tieren dabei auch Aus­wahl­mög­lich­keiten, die sich gegen­seitig aus­schließen.

Dies führte zu einer ganze Reihe an ver­schie­denen Bestell­for­mularen, welche zum Teil relativ komplex zu be­ar­beiten waren.

Diese Aufträge/Be­stel­lungen wurden von den Partner-Akustikern auf ver­schieden­sten Wegen bei Hörluchs ein­gereicht (Schriftlich bzw. per E-Mail, Fax, etc.). Darüber hinaus gab es auch Händler welche die Be­auf­tragung tele­fonisch durch­führen.

Herausforderungen

Aus der Art der Auf­trags­abwick­lung ergab sich eine Reihe von Heraus­forde­rungen und Problemen. Die unterschiedlichen Formate machten eine einheitliche Auf­trags­abwick­lung im Hause nahezu un­möglich, und es ent­stand ein erheb­licher, zu­sätz­licher Ver­wal­tungs­auf­wand. Nach dem Auf­trags­eingang mussten diese manuell in die ver­schie­denen Systeme zur Auf­trags­ab­wick­lung bzw. Buch­haltung über­nommen werden.

Oft entstand hoher Kom­muni­kations­auf­wand für den ein­zelnen Auf­trag mit den Partner-Akustikern auf­grund von fehler­haft oder un­voll­ständig be­arbei­teten For­mularen. Die hand­schrif­tliche Be­ar­bei­tung der Auf­trags­for­mulare (Stichwort: Les­bar­keit) führte eben­falls oft dazu, dass weiteres Nach­haken beim Akustiker zur Klärung nötig war.

Dazu kamen noch die Akustiker, die sich nach dem Be­arbeitungs­status eines Auftrags er­kundigen wollten. Der Eingang/Be­arbeitungs­stand von Auf­trägen ließ sich nur schwer nach­voll­ziehen (wurde der Auftrag über­haupt ein­ge­sendet, bereits erfasst, etc.).

Dem Wachstum gerecht werden

Durch technische Inno­vationen, Sor­timents­er­weite­rungen oder aus­laufende Produkte ergibt sich für die Bestell­formulare immer wieder Änderungs­bedarf. Dies führte zu einem hohen Auf­wand beim Aus­rollen der neuen Bestell­formulare. Oft waren unter­schiedliche Versionen der Bestell­formulare bei den ver­schiedenen Akustikern im Umlauf was zu­sätzliche Probleme verursachte.

Aufgrund eines außerdem kon­tinuier­lich steigenden Volumens an Neu­auf­trägen wurde eine andere Lösung benötigt, da sich der Auf­trags­eingang immer schwerer manuell ab­ar­beiten ließ.

Lösung

Für Hörluchs wurde unter Be­rück­sich­tigung aller gestel­lten An­forde­rungen als Lösung ein Bestell­system für Partner-Akustiker konzipiert. Dieses Bestell­system wurde als Login-pflichtiger Be­stand­teil innerhalb der Hörluchs Unter­nehmens­web­seite geplant.

Dieser wurde von den Partner-Akustikern schon genutzt, da in einem Login-pflichtigen Teil­bereich der Webseite bereits weiter­führende Dokumente und andere Ressourcen (z.B. Vertriebs­konzepte, Broschüren) als Download zur Ver­fügung gestellt wurden.

Umsetzung

Zuerst mussten die Bestell­for­mulare ana­lysiert und die Kon­figu­rations­optionen der ver­schiedenen Produkt­kate­gorien auf­ge­schlüsselt werden. Nachdem ein grund­legendes Ver­ständnis für die Produkt­palette ent­wickelt war, konnte diese in ein passendes Daten­modell ab­ge­bildet werden.

Für die einzelnen Produkt­ka­tegorien (Gehör­schutz, Oto­plastiken, ICP-Systeme) wurden inter­aktive Online-Bestell­for­mulare ent­wickelt durch die der Akustiker bei der Kon­fi­guration eines Pro­duktes schritt­weise ge­leitet wird. Erfasst wird dabei, neben den Stamm­daten, die Produkt­kon­fi­guration unter Berück­sich­tigung aller Pflicht­angaben, Abhängig­keiten sowie sich gegen­seitig aus­schließenden Optionen.

Integration in die Unternehmens-IT

Die Über­mittlung der Be­stel­lungen an Hörluchs wurde auto­ma­tisiert. Um die ein­ge­gangenen Bestel­lungen aus dem Online-Bestell­system abrufen zu können wurde eine XML-Schnitt­stelle geschaffen. Die so zur Ver­fügung gestellten Auftrags­daten werden dann bei Abruf direkt in die Auftrags­ver­waltung im Haus eingelesen. Neue Aufträge werden somit direkt und ohne zeit­lichen Verzug in einem ein­heit­lichen Format an Hörluchs übertragen.

Für maß­ange­fertigte Gehör­schutz- bzw. Oto­plastik­produkte sind bei der Her­stel­lung die Ohr- bzw. Ge­hör­gangs­abdrücke des Kunden nötig. Sofern diese Ab­drücke dem Partner-Akustiker bereits in digi­taler Form vorliegen, können diese im Online-Bestell­system ebenfalls mit an Hörluchs über­mittelt werden. Nach Auf­trags­ein­gang kann dieser dann um­gehend in die Pro­duk­tion gehen.

Eine weitere XML-basierte Schnitt­stelle er­mög­licht die Rück­übermit­tlung von Ände­rungen am Status eines Auf­trags an das Online-Bestell­system.

In entsprechenden Über­sichten kann der Partner-Akustiker seine Auf­trags­historie nach­voll­ziehen. Status­meldungen werden als Bestand­teil dieser Über­sichten abge­bildet, so dass der Partner diese (z.B. Einge­gangen, In Produktion, Versand, etc.) jeder­zeit ein­sehen kann.

Verwaltungsmöglichkeiten

Die adminis­trative Ver­waltung des Bestell­systems ist für Hörluchs in kompletter Eigen­regie möglich. Mit wenig Aufwand können die Mit­ar­beiter neue Partner-Händler für das Bestell­system erfassen und bearbeiten. Für den Akustiker wurde die Mö­glich­keit ge­schaffen über ein speziel­les Kontakt­formular den Zugang zum Bestell­system bei Hörluchs direkt an­zu­fordern.

Das Bestell­system ist so an­ge­legt, dass sich Ände­rungen im bzw. am Sorti­ment möglichst zeitnah über­tragen lassen.

Ergebnisse

Die Ein­führung des Partner-Bestell­systems für Akustiker ist auf ganzer Linie ein Erfolg. Das neue Bestell­system wurde von den Partnern sehr gut angenommen, und ein großer Teil der ein­gehenden Auf­träge wird in­zwischen darüber ein­gereicht.

Der Aufwand für die Er­fassung und Bear­beitung eines neuen Auf­trags konnte für Hörluchs durch das neue Bestell­system erheblich redu­ziert werden und damit die Produk­tivität gesteigert werden.

Positiv wirkt sich das neue Bestell­system auch bzgl. fehler­hafter bzw. unvoll­ständig ausge­füllter Auft­räge aus. Die Anzahl dieser konnte deutlich reduziert werden.

Sonstiges

In der nach der Fertig­stellung direkt nach­folgenden Ausbau­stufe des Partner-Bestell­systems wurde die Anbin­dung an bestehende ERP-Software-Lösungen für Akustiker (Amparex, Asego & ipn Software) umgesetzt. Akustiker, welche mit diesen Software­lösungen arbeiten können direkt in den Hörluchs Online-Bestell­prozess ein­springen und Aufträge auslösen – sofern Sie als Hörluchs-Partner registriert sind.

Für diese Akustiker ERP-Lösungen wurden weitere Schnitt­stellen zur Verfügung gestellt über welche die bei Hörluchs einge­gangenen Auf­träge wieder einge­lesen werden können oder Status­meldungen abgefragt werden. Die Auf­träge sind dann in den Ober­flächen der ERP-Software für den Akustiker zur internen Ver­waltung verfügbar.

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